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目覚めの習慣

一日の始まりをスマホでtodoistにある、日時スタートを開く。

この習慣はここ半年続いている。

朝起きてすぐにベットから起きるのではなく、日時スタートを思い出すことを習慣づけている。

目覚し時計が鳴ってすぐに今日のタスクを整理する習慣はどうやら定着したようだ。

ルーティーンタスクとそれ以外のタスクを区別して、タスクの総量を把握している。

日付のないタスクに日付を入れるかがポイントで、その為にInbox以外からタスクを拾い上げてくる作業は、決して無駄な時間ではない。

着想であろうとそれ以外のタスクも、無駄な時間を過ごすことで、いつかは実行性のあるタスクに変化するのだ。

だから常に、タスク全体を見通すようにしている。

そうやっていると、ベットから無理に起きようとしなくても、自然と目が冷めてくるのです。

頭の中で今日一日のタスクを転がす習慣は、ぜひ身に着けておきたい習慣です 。

todoistがアップデート

タスク管理

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アクティビティログ機能が追加されました。

いつも使っているタスク管理ツールはtodoistです。最近、アップデートがされましたのでお知らせしておきます。 ここ数年todoistは、コンスタントにアップデートし続けているこれからも期待できるツールです。

タスク管理ツールを使う以前は、何かをしなければならない義務感とそれを実行できない自分の中での葛藤が激しく、それで精神的疲労感に悩まされる時期が長くありました。ひどい時には、自分は発達障害ではないかと疑った時もあります。 GTDのツールを知り、これを日常生活に取り入れることで、生活習慣を大きく改善することが出来ました。

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さて今回のアップデートで、アクティビティログ機能が追加されました。 アクティビティログは、タスクの追加、更新、完了などのログを表示する機能です。このログは他のツールにはない詳細なログが項目別に表示されています。

イベントタイプでアクティビログをフィルターできるようになっていますので、「今日」実行した完了したタスクも表示でき、これにより不意に完了したタスクを見直すことができるようになりました。

痒いところに手の届くアップデートです

タスク一つのアクティビティログを見ることもできるようです。例えば、毎朝実行している、腹筋、腕立て伏せ、スクワット運動等、習慣化されたタスクの経過を観察することができます。

因みに、直近の記録で言えば、早朝の運動を行ったのは21日前のことです。その前は、46日前です。しかし、79日前まではほぼ毎日実行していたことが記録から見て分かります。あまり褒めたものではありませんが・・・・。

欲を言えば、このアクティビティログをグラフ表示できたりすれば、生活習慣の改善にもっと役立てることができるのではないでしょうか。 いずれにしても、これまで使ってきたタスクツールの中で、ログをフィルターできる機能を持つソフトはタスクシュートだけではなかったかと思います。

正直なところ、これまではタスクが完了していないのに、日付を変更するために完了させてみたりの操作がよくありました。 このアクティビティログ機能のおかげでプロジェクト、タスクのログをフィルターで表示することができますので、生活習慣化の改善に役立ていることが出来るのではないでしょうか。

プロジェクトごとにプロジェクトノートが付きました。

このノートにはプロジェクトの進捗を記録することが出来ます。いわゆる週次レビューにはちょうどいいのではないかと思われます。 これまでは、週次レビューのときはプロジェクトの中のタスクの一つ一つをレビューしていました。

プロジェクトは毎週何らかの動きがあるはずです。しかし、長期に跨ればなるほど、プロジェクトの掌握を怠りがちになります。 プロジェクトは数週間も跨ぐ場合がほとんどであり、常に大きな視点で捉えておく必要があります。このプロジェクトノートがなかったのが不思議なくらいです。

ここ数年todoistは、ユーザーを納得させるようなアップデートがなされてきた感があります。毎朝PCに向かってはまず最初に日時スタートからとりかかるのですが、生活に密着したツールが改善されること、ちょっとしたワクワク感ですが充実感を味わうことが出来ます。

電子書籍の読み放題サービス「Kindle Unlimited」が国内上陸するかもしれない

BOOKS

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月額980円で、5万5000冊以上の本が読み放題?

電子書籍の読み放題サービス「Kindle Unlimited」を日本でも8月以降に開始する計画だというニュースを文化通信の関係者が報じているようです。 米国では、すでに2014年7月よりスタートしており、約133万冊の電子書籍が提供されているようです。

日本版Kindle Unlimitedは8月初旬開始を目標としているようです。料金は月額980円で、対象の電子書籍が読み放題となるようです。 米国ではオーデーブックも販売されているようですが、国内ではAmzon Audibleがありますので、この辺りが気になるところです。

書籍は主にロングセラー作品でKindle版コンテンツと同一のものになりそうです。 ただ、米国の場合、対象書籍はKindle書庫全体の3分の1程度に過ぎず、しかも単品では比較的安価に販売されている書籍の比率も多いとのこと。

こうしたことから、常に毎月何冊かを読むユーザーでないとメリットはそれほど大きくないかもしれません。 また、ベストセラーの作品はKindle Unlimitedの対象外であることも多いようです。

また、国内でも電子雑誌の読み放題サービスが増えておりますのですが、どれも週刊誌、月刊誌等の雑誌が中心ですので、はたして新書系のサービスが期待できるかが関心どころです。

joyful-money.com

芋の苗植えに参加しました

LIFE

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今日は町内会主催の児童育成事業として「芋の苗植え」が行われました。

梅雨が開けころから蒸し暑くなる日本の夏は湿気が高いのが特徴で、毎年、猛暑になるか冷夏になるかでその夏の気分は大きく左右されたりもします。 猛暑で外に出るとフラフラすぐらいであれば、涼しいくらいの夏が一番いいのではないかと思ったりもします。 自宅の庭は5月頃から伸び始め、梅雨の時期には雑草刈りで忙しくなったりもします。

町内の子供会と言っても少子化で子供の数が少なく、子供会の事業なんかでも大人の参加者の方が子供の数を上回っているのが目立ちます。 そして、本来は父兄の皆さんが中心となるべきですが、休日は自宅でゆっくりと休んでおきたいのかもしれませんが、代わりに、町内の高齢者の方々がボランティアで参加くださったりしています。こういった様子は今の日本は当たり前なのかもしれません。

ymmfarm.com

WorkFlowyは書く作業を楽しませてくれます。

タスク管理

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2010年から業務文章はEvernoteを使って作成していました。しかし、最近はアウトラインプロセッサーのWorkFlowyをメーンに使っています。

WorkFlowyは多様な使い方ができるクラウドアウトライナーです。

 私に限ったことかもしれませんが、作成する業務文章は行き当たりばったりのケースが多く、それをEvernoteで作成するとノートが散乱してしまい、無理やりタグ付けしたりして後で見直すことが困難なことがあります。

ホント、何年もかかっているプロジェクトであれば、何をどこに書いたが既に分からなくなってくるのです。当然、読み返す事が煩わしくなり、収拾がつかなくなってしまいます。

WorkFlowyの場合は、Inboxに思いついた言葉放り込んでおき、隙間時間を使って、特定のトピックに移動させて思考の断片メモを一つの文章につくり上げる作業が容易にできます。

直感的な操作で、思考の流れを止めることなく、文章のまとまりを上下に移動させながら、また段落を代えたりすることで、未完成の文章であっても、散乱した状態を感じさせることはありません。

記憶の断片だけを繋ぎ合わせることで、連続性のある意味ある文章が作れるのはアウトラインプロセッサだからこそできることではないでしょうか。

トピックをズームインする事でテーマを絞り込んでに作業に集中できます。

トピックをズームアウトする事で文章の全体の流れを俯瞰できます。

事実と事実を繋ぎ合わせることで広がりあるイメージを想像することが出来ます。

WorkFlowyは書く作業を楽しませてくれます。

Dropboxを有料版にしました。

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GoogleドライブからDropboxに変えた理由

Dropboxをテーマに上げるのは最近、クラウドサービスを一つに限定しようとの決断が会ったからです。 それまでは、Dropbox、GoogleDrive,Box、過去にはSugarSyncを使ったりしてデーター保存をしてきました。

ですが、複数のクラウドサービスを使い分けることに疲れたと言ってもいいかもしれませんが、むしろ精神的に非効率極まりないとの思いが強くなってきたのです。

考えてみれば、Windowsのフォルダーでファイルを管理していくにも定期的なフォルダーの更新が欠かせません。元々無理があると考えるのが当然かも知れません。

現在使っているDropboxの特長

DropBoxは日本のビジネス社会で広く普及しているクラウドサービスだそうです。しかし、クラウドサービスを禁止している会社も結構あるかと思いますので、プライベートと使い分けることができれば利用価値は高まるはずです。

あらゆるプラットフォーム(Mac,Windows,Linux,Pc,Mobile)でも使えます。

他のクラウドサービスを寄せ付けない特長といえばMicrosoftOnlineとの連携があげられます。Microsoftはすでにエンタープライズクラウド・ストレージの事実上の標準となっているDropboxを無視することができなくなったのかもしれません。

あまり気にすることはありませんが、Dropboxのアイコンは親しみやすく、これもまた、このサービスの人気の理由かもしれません。

Dropboxのマイナス点に上がるのが、5GBまでは無料だが、有料サービスが1Tバイトで月額1,200円はプランだけであり、選択肢があまりにも少ないのではないかと思います。

GoogleDriveはWeb時代にあったクラウドサービス

本当はこのサービスを使いこなすことができれば一番良かったのです。Googleクラウドサービスは利便性から言えばMicrosoftOfficeよりも評価は高いかと思います。その特徴といえば以下のとおりです。

Googleドキュメント、スプレッドシートはMicrosoftOfficeと互換性があり、Officeファイルを開くことが出来ます。

リアルタイム同時編集が可能であり、複数の仲間で同時に編集ができます。(最近、MicrosoftOnlineでもこの機能が追加されたようです)

 通常の動画ファイルやMicrosoftOfficeのファイル形式は容量を消費しますが、Googleドキュメント形式であればカウントされませんので、容量を気にする必要がありません。

また、とにかく容量単価が安いのが嬉しいところです。15GBまで無料。通常仕事だけに使うのであればこれだけで十分かと思われます。

MicrosoftOffice系と比べるとソフトの立ち上がりが早いため即座に作業に取りかかれます。これに慣れると、Word、Excelがもたついて苛立ったりします。

結局、Dropboxをメインにしたには理由

2つのクラウドサービスを使いこなすことを考えたりもしました。 しかし、仕事でGoogleドキュメントやスプレッドシートを使うことは,まずありませんでした。

Googleサービスのファイルをメールに添付して送信する場合、ファイルをOffice形式に変換して送信すれば、同じファイルが2つ存在することになります。もし、修正をかけた場合、どちらか最新であるかを判別することが困難である。出来なくはないのですが、実務上,非効率極まりありませんでした。

また、相手から届いたOffice形式のファイルをGoogleDriveに保存し、一旦開いてしまうと、2つのファイル形式が存在してしまうので整然としないところがあります。

プライベートではGoogleDrive、仕事ではDropboxの具合で管理したいのですが、ファイルを共存させるのが面倒くさいのは極まりありません。

やはり、2つのクラウドを使いこなすには、目的を明確にした方がいいかと思われます。例えば文章データーと写真データーに使い分けてみるのがいいかもしれません。

今の日本のビジネスはマイクロソフトオフィスが依然として主流と思われます。

仕事のやり取りでGoogleDrive のデーターをOffice形式に変換した後の体裁があまりにも酷く、修正に時間がかかる場合があります。最低一度はプレビュー画面でレイアウトを確認して体裁を整えたりする作業は時間のロスとしか思えませんでした。この辺りは、GoogleDriveを使い慣れた人に伺ってみたいところです。

Officeファイルを問題なく扱える利点はありますが、メールにファイルを添付したやり取りでは、相手次第で大きな障害になります。一般的なファイル形式でのやり取りを要求されたことがあります。

富士ゼロックスDocuWorksは長年使い慣れてきたソフトです。PDFファイル、Officeファイルを1つのバインダーにして管理することが出来ます。

統合されたファイルを1つのバインダーとして閲覧、編集できたりと一部の企業に高い評価を得ています。

残念ながらこのソフトではGoogle系のサービスは現在取り扱っていませんので、Dropboxを選んだ理由でもあります。

2つのサービスを使い分けることができれば、一番いいと思います。 半年ばかり両方を我慢して続けてみたのですが、一つのファイルが両方に作成され、また、ファイルの更新がまちまちになり、必要なファイルが見つからなくて、それが理由でDropboxの一つに絞ったのです。

おまけ

写真管理ソフトflickerにはアップロードソフトが有りますが、Dropboxであれば連携が可能です。無料で1TBが保存できるのは魅力的です。

今のところ、1000枚ぐらいをDropboxに保存していますが、それぐらいであれば、GoogleDriveでも良かったかもしれません。

2016年1月21日、Amazonが、写真ファイルを無制限で保存できる「プライム・フォト」サービスを日本で開始しました。RAWデーターまで保存可能であり、データーを無劣化でそのままアップロードできるのは魅力的です。

写真データーの保存すためにDropBoxの有料プランに変えたのですが、「プライム・フォト」サービスで、有料プランにする理由がなくなりました。動画データーはGoogleフォトサービスに任せて、通常であれば5GBの無料プランでも十分かと思います。

今現在は一眼レフの写真データーはEye-fiを経由してDropboxで管理しています。いずれは「プライムフォト」に移行するつもりです。

タスクの整理方法 

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todoistでタスクの整理方法

todoistを使っているとのめり込んでしまい時間が経つのも忘れるようなことが多々あります。

タスクをプロジェクトとして整理するかTodoとして整理するかは、その内容次第であるのは当然のことです。しかし、増え続けるタスクを、Inboxを軸において必要に応じて各プロジェクトに振るとこと、それが一般的であり、だからプロジェクトの枠組みを常にレビューしておくことが大切に思われます。実際、週次レビューで済ますようにするのが適切な方法であるかと思われます。

普段は、「今日」に表示されるタスクをフォーカスするのは、そこに表示されるのは24時間の全てのタスクが表示されるからです。

理想を言えば、今日中にすべきことのタスクが朝一番優先順位を含めて整理されていると全く問題はないのです。

ですからほんの15分でもいいから、今日やるべきことをじっくりと精査するように努めているつもりです。

ですが、1日のうちに予定外のタスクが入ってくるのは当然であり、翌日に回せない内容であったりもするのです。

場合によっては、24時間で消化できなくなるは普段よくあることです。

「先送りの奨励」

このような事態をGTDでは、恐れることなくタスクの「先送り」を奨励しているように思われます。

では、そのようなことばかりで管理が惰性的になりますと、構築されたその日1日のタスク全体が無意味になったりしてしまうのです。こうなってしまうとタスク管理の失敗であると認めざるを得なくなってきます。

もし、タスク管理を続けていきたいのであれば、それを回避するための対策が必要であると考えるべきです。ですが、この辺りは、一人ひとりの経験と技術で乗り切るのが一番であり、それができなければ結局はタスク管理自体をやめてしまうことになるかと思います。

一つの修羅場と言っていいのかもしれません。

先人はこういったタスク管理の失敗に対策を講じてきたのかもしれません。

「先送り」により失敗を防ぐ方法として、24時間を幾つかのタームに分けて、タスクを振り分けることが紹介されている方々もいらっしゃいます。

そういった方々がタスク管理を失敗したとは失礼な言い方かもしれませんし間違った言い方かもしれません。

「今日」から「今」にフォーカスする

1日をタームで区切ってそこにフォーカスすることで、「今日」ではなく、「今」に向けることができます。

「今」なら15分の時間を確保することができるので、未着手のタスクに取り掛かってみようとか、そんなことができたりもするのです。

ラベルを使って、@6-8、@8-10、@10-12とすることで、2時間の枠の中で考えることができるようになります。

私自身は、ラベル管理だけではなく、プロジェクトで「予定確認」を作成して、タームごとのタスク内容を気づいた時に確認できるようにしています。

余裕を持ってタスクを処理できるように常に心がけています。