【メモ vs プロジェクト管理】Evernoteと Notionで業務日誌をつける際の判断基準

ビジネスパーソンにとって、日々の業務をメモしておくことは大切なスキルです。作業内容を記録しておけば、担当プロジェクトの進捗を振り返ったり、気づきを次に生かすことができるからです。

そこで重要になるのが、どのツールで業務日誌(ワークログ)を付けるかということ。その際、「Evernote」と「Notion」は有力な選択肢として候補に挙がるでしょう。

本記事では、両ツールの特徴を解説しながら、業務日誌の用途に合わせてどちらを使うべきかの判断ポイントをお話ししていきます。

シンプルなメモツール"Evernote"で業務日誌はこう書く

Evernoteは手軽にメモを取れるクラウドサービスとして人気があります。無料プランとプレミアムプランがあり、後者を選べばオフラインでも利用できるのが強みです。

Evernoteで業務日誌を付ける場合、新規ノートを作成して1日1ノートで記録することになります。テキスト入力に加え、画面の画像やスキャンしたPDF、音声メモも残せるのでマルチメディアな記録が可能です。

また、ノートには日付やタイトルを付けられるほか、タグやノートブックという分類機能もあります。例えば、「日報」というノートブックを作り、日付ごとにノートを作成・分類していく使い方ができます。

さらに検索性に優れているため、過去に書いたメモを簡単に探し出せます。PDFやスキャンした画像のテキストも検索できるのが強みの一つです。

こうした特徴から、Evernoteは気づきを書き留めたい単発的な日記として最適だと言えます。手軽にいつでもどこでもメモを取れることが大きなメリットです。

一方で、Notionはプロジェクトの企画やタスク管理を行う際に便利なツールです。データベース機能を活用して情報をスマートに管理できるのが大きな特徴です。

Notionで業務日誌を付ける場合、「データベース」を新規作成し、そのデータベースの1レコードが1日分の記録になります。データベース内でカレンダービューに切り替えれば、カレンダー形式で日報を確認できます。

データベースには「プロパティ(フィールド)」を設定できます。例えば、

といったプロパティを設定すれば、1レコード(=1日分)で項目ごとに記録できるようになります。これにより、データベースにある検索&フィルタリング機能を活用できます。例えば、「関連プロジェクトが『〇〇』のレコードを全て表示」といったクエリーが使えます。

さらに、リレーションデータ型のプロパティを使えば、別のデータベースとデータをリンクさせることも可能です。これは、業務 and プロジェクト管理の一体化ができるので便利です。

ここまでEvernoteとNotionの特徴を解説しましたが、それぞれのメリット・デメリットを再度まとめると以下のようになります。

【Evernoteのメリット】 - 手軽にメモの記録ができる - ノートブックとタグで分類できる - 検索機能がシンプルで使いやすい - オフライン環境でも使用可能

【Evernoteのデメリット】 - メモの記録がデータベース化されていない - プロジェクト管理に特化していない - 複数人での共有に不便

【Notionのメリット】 - プロジェクトとタスクを一元管理できる - データベースでの絞り込みが可能 - カレンダービューでスケジュール管理できる - チームでの共同編集に適している

【Notionのデメリット】 - メモ取りにやや手順が多い - オフラインでは使えない - 検索性はEvernoteほど高くない

つまり、Evernoteはメモツールとしての側面が強く、Notionはプロジェクト管理ツールとしての側面が強いと言えるでしょう。

ですので、判断基準としては以下の2点が重要になると考えられます。

プロジェクトベースでチームと連携する業務が多い場合は、Notionを使った方がデータの一元管理と共有がしやすくなります。

一方で、個人的な作業メモや日誌を付けるだけなら、Evernoteの方がシンプルで手軽です。勿論、Notion側でもその使い方は可能ですが、メモの記録に手順を踏む必要があるのが不便と捉えられるかもしれません。

また、Notion有料プランの課金体系を考えると、Evernoteを利用する方が安価に済む場合があります。

このように、ユースケースによってそれぞれのツールの利用がシーンによって変わってくるでしょう。業務内容とチームの要件を考慮し、適切なツールを選択することが重要です。