一日のタスクの作り上げ方-todoist

フィルターだけで一日のタスクを完成させる

一日の始まりは、todoistでリスケージュルするようにしています。 特に、フィルターだけを操作すれば、一日のタスク全体が完成するようにしています。

フィルターは以下の通りに設定しています。
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Routineは毎日行うタスクです。Routine2は定期的に行うタスクです。Routine3はプロジェクトで発生したタスクで一定の期間中に行うタスクです。
Today〆切りは、今日が〆切りのタスクです。予め予定されたタスクがここに表示されます。ここで、本当に今日のタスクである必要があるかどうかを検討します。
RoutineとRoutine2は予め設定されたルーチンタスクですので、原則、今日すべきタスクですが、Routine2は必要に応じて延期するようにしています。
Routine3はプロジェクトを参照しながら、必要に応じてタスクにラベルのRoutine3と日付をつけるようにしています。 その際、仕事プロジェクトの全体を俯瞰するようにしています。

GTDの肝はNextAction

NextActionを何にするかは、その人独自のやり方を見つけるべきです。 そして、タスクの進捗状況をみながら、何が「次のタスク」に当たるかを常に見当をつけておくべきです。 Routine3はある意味NextActionと同じ役割を果たしてます。自分としてはこのほうがスッキリするようです。
それ以外のNextActionは優先順位です。その日にタスクの余裕があれば、優先度1~3の中からタスクを選ぶようにしています。
一応、プロジェクトにも「次の行動」を設けております。仕事プロジェクト、教養・娯楽プロジェクト、生活・家庭プロジェクトに入らないタスクがInBoxからここに移動する場合もあります。ここに入るタスクがNextActionである場合もあります。

プロジェクト
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todoistはフィルター機能が優れている

ここでは掲載していませんが、もともと、ラベルとしてのRoutine、Routine2、Routine3があり、毎日のタスク、定期的タスク、期間限定タスクとしてフィルターで管理しています。 以下、優先度1,2,3、今週、今月、来月のフィルターもラベルとしてありますが、フィルターとして管理してます。 先に述べましたが、フィルターの欄を操作するだけで、一日のタスクを完成させることを目的とするためです。

プロジェクト管理ツールは、そのソフト独自の特徴と良さがあります。todoistはフィルター機能が優れておりますので、是非、操作方法を習得して役立てて下さい。

A5ノート術

ビジネスでノートを使う理由

学生と違ってビジネスでは対人関係の中で必要に応じてメモを取る必要があります。
話題をそらさないで相手の話を理解しながら会話を進めるには、内容を記録にとどめておき、振り返り似ながら会話の内容を書き留めておく必要があります。
学生の場合は、教室で先生が板書した内容を記録するのがノートの主たる目的でした。 書き留めたメモは、そのままにしておくのではなく、パソコンに整理して保存しておくべきであり、その整理方法がビジネスマンに求められます。

なぜA5サイズのノートであるのか

パソコンの補助的役割としてA5サイズは丁度いいようです。
パソコンで作業を進めていくのが中心の今の時代、ノートは補助的な役割となっています。 キーボードの両脇、または、下のところにおいて作業をすすめるにはA5サイズが丁度いいのです。特にノートパソコンの場合は、机の面積を広くとります。キーボードの下に置く場合は、A5サイズであれば、横書きにしたときの収まり具合がいいのです。
実際パソコンで作業をしながら手元にA5ノートを置いていみると全くぎこちなさを感じることはありません。メモを取るには十分な広さであることが利点ではないでしょうか。

方眼紙のリングノートを使う

頭がいい人はなぜ、方眼ノートを使うのか?

頭がいい人はなぜ、方眼ノートを使うのか?

横書きにしてみる

マインドマップがいい例ですが、思考を整理するときには視野を広げておくべきです。ノートの場合は横書きです。 リングノートであれば横書きのほうが書きやすいかもしれません。 上述した、「頭がいい人はなぜ、方眼ノートを使うのか」を参照下さい。横書ノートの整理方法が具体的に記されています。

思考の整理はマインドマップ

思考の整理は、A5サイズに収まるだけのマインドマップで情報量としては問題ありません。A5サイズに収めようとすれば、コンパクトに簡潔に収めようとするので雑にならないのが利点かもしれません。 本格的にマインドマップを作成するならばA4サイズがいいかもしれません。その場合は、パソコンソフトを使うのも方法の一つです。

新版 ザ・マインドマップ(R)

新版 ザ・マインドマップ(R)

フリクションボールペンを使う

ボールペンですが、間違った箇所を消すことができるのは大変便利です。間違いの箇所をそのままにしておくと情報量が減り、見た目にもよくありません。 3色のボールペンを使うと、分かりやすく整理することが出来ます。 インクの消耗が早いのが難点ですが、作業効率を高めるには是非オススメのペンです。

ノートは補助具として常に持ち歩く

パソコンで作業効率を高めるには、ノートを補助具として使うのが当然ではないかと考えます。 マインドマップ、プロジェクト管理ツール、Googleカレンダー等、仕事を補完するツールは、OSの進化とともに発展してきました。今やクラウドサービスを全く使わない職場環境は無いのではないでしょうか。 パソコンのツールを使いこなすことはできても、情報収集、アウトプットの基本はノートに書き留めることです。自分にあったビジネスノートをパソコンの脇に常に備えておくようにしましょう。

集中力を高めるー備忘録

「集中力」は、ビジネスマンの多くが身につけたい能力であるのは言うまでもありません。 しかし、生まれ持った能力だけに頼っては、人生を成功に導くことはできません。能力開発、技術習得はビジネスマンの心構えの一つです。 誰でもが、心がけようとしていることでありますが、結局は自分流にまとめておくようにしたほうが、「集中力」UPの為の一番の方法ではないでしょうか。

TaskChute式のタスク管理を取り入れて1日を時間管理する

仕事はプロジェクトの内容次第かもしれませんが、長期的に見れば、一日をいかにコントロールできるかが大切です。常に時間配分に気を配りながら、細かな作業をこなしていくことが、結果的に大きなプロジェクトを成し遂げることができるのです。
時間を意識しながらを作業をすすめることがビジネスマンの基本です。このツールはその意味で、人生のより早い時期から取り入れるとその後のビジネスライフをより理想に近づけるための手段ではないかと思われます。

起床後の30分間の行為が1日を決める

朝は8時30分までに出社。スマホの時計は6時30分起床。タスク管理ツールのtodoistに毎朝7時には、「起床後20分間の行動」のタスクを毎日リマインダーしております。 当然、7時までには起きるはずですが、子供の寝相次第では、遅れる場合があります。 早起きは3文の得を教えるのではなく、集中力の源は、早起きをする、それを心がけることから始まります。  

休憩時間を取る

集中力は体力勝負です。睡眠不足は大敵 。午前中でも20分間の休憩をはさみ、なるだけ外に出るようにしています。 特に、午後はこまめに休憩を取るようにしています。 休憩がとれない場合でも、インプット作業とアウトプット作業を交互に意識的に使い分けることで集中力を持続させることができるようです。

一意専心を信条に置く

すべてにそうなのかもしれませんが、普段に生活しているだけで、いろいろな価値判断を求められる。それらが価値あるものであるか雑念であるかを「判断」することは困難であります。成果物として残すことができれば、それは、苦労して判断しただけのことにはなるかもしれません。 そうではなくて、いろいろな価値判断が求められる状態であろうとも、それを支える心は常に同じ方向に向かっていることにすれば、成果物を残すことができなくても、決して悲観することはないと思われます。

スマホを極力触らない

これに時間を取られると集中力を維持することはできません。 スマホ依存症とは、スマートホンがそばにないと不安になり、スマホを片時も手放せなくなり、スマホに束縛されている症状を指します。

人間関係に煩わされない

付き合いで自分を見失うことは集中力の妨げです。 飲み会は大切。人間関係の幅を広げることも大切。人生を成就するには友達関係を重視することが大切です。しかし、それよりも大切なことは、自分が理想としていること、成し遂げることの一つでも見つけてそれに可能な限り時間を割こうとすることです。 職場では、クールに割り切ることが大切。自分を大事にする方法である。

帰宅後は仕事をしない

精神的抑圧から開放する。帰宅後、この開放がなければ、正常な状態を維持することができません。 原則、TaskChuteは午前8時30分か後5時までとしています。 子供の学習を見て上げる場合には、不定期にルーチンタスクを準備します。

読書する習慣を維持する

たとえ10分であっても良いから、できるだけ毎日読書するようにするようにしています。 職場では昼食後の休憩時間と就寝前のベッドのどちらかです。 電子書籍KindleiPadは常に机の脇においています。KindleUnlimitedを契約してからは、書店で買って読むことはめっきり少なくなってきました。 商品としての品揃えも結構よく、Dマガジンと併せて購読しています。

使いやすいプロジェクト管理ツール-Trello

プロジェクト管理ツールのTrelloを使い始めています。

最近のアナウンスによると、来年の年明けには日本語対応がなされるようです。

ただ、有志によって日本語訳がなされており、無料バージョンであっても、使用上、困ることはないのではないでしょうか。

通称、カンバン方式と呼ばれています。視覚的に整理できて、より自由な発想ができそうです。

中長期的な1つのプロジェクトあり、その作業に集中するしたいとき、このツールであれば、作業効率はぐっと捗るでしょう。

常に作業の進捗を把握できるので、今に集中できるのではないでしょうか。

Todoistはプロジェクト全体を俯瞰できるところが大きな利点であるわけです。

このTrello、ポストイットで作業をしたことがある人であれば、案外、理解しやすいのではないでしょうか。

こういったツールを使いこなそうとすれば予備知識を必要とすることで、便利なツールではありますが、なかなか現場になじまないので現状もあるのではないでしょうか。

個人的に使うだけでも一向に問題ないのですが、チームで作業をする場合に、かなり人気のあるようです。

GTDといった専門知識は必要はありません。

今に集中できる方法を探ることを、来年のテーマにおいてみようかと思います。

 

観光大国ニッポンーいまめざすべき目標

観光大国日本

日本のおもてなしには特徴があります。まずは「無償」ということです。

アメリカのように、客に対してここまでやれば、このくらいのチップを払ってもらえるのは当然だという考えはありません。

まず、チップも含めたアメリカのサービス価格と日本のサービス価格が、ほぼ同じだというのがポイントだそうです。

日本のサービスにはサービスの対価は価格に含まれてますので、客にはサービスの良し悪しを価格に反映させる権利がありません。

フランスは約8,473万人の外国人観光客が訪れる世界有数の観光大国ですが、おもてなしが素晴らしいかと言うと、決してそのような評価ではありません。

課題の一つそしてホスピタリティーのなさが挙げられているように、むしろレベルが低いという印象だそうです。

中でもパリの人々のおもてなしが悪いという評判は、欧州でも非常に有名です。

日本の特徴

このことが示すように「おもてなし」というのは、観光大国の必須条件ではないように思われます

日本人が言うところのおもてなしの特徴は、「言われる前に自分達で考える」というスタイルのサービスであり、これは日本人同士だからこそ成り立ってきた部分でもあります。

日本人が違う人種や文化の異なる人たちの人数を全て読み取るのは不可能だと思うのです。

むしろ、日本のホテルや旅館レストランなどは、一方的に日本のやり方でサービスを押し付ける臨機応変がきかない、肩苦しいなどと酷評されているケースの方が多いそうです。

つまり、外国人が紹介しているのはあくまで「日本人の礼儀正しさや親切さ」であって、日本という国に「おもてなし」という高いホスピタリティの文化があるなどと思っている人は、かなりの少数派だということです

その意味でまずやらなくてはいけないのは、「日本のおもてなし文化」が、外国人から高く評価されているという国内の認識を一度疑ってみて、レベルアップする余地がないかどうかを考えることではないでしょうか

ScanSnap ix100ー買って正解です

ScanSnap ix100を買ってみました。

自宅には ScanSnap Evernote edition があります。当然、Evernoteに一発で取り込んでくれますので全くのストレス入らずです。ただ、 このScanSnap ix100は市販のソフトを使うことができ、たとえば、Eightと連携して名刺管理をすることができます。また、保存方法を選ぶことができ、GoogleDriveにも保存ができます。

気の利いた操作ができますので、いずれ購入するつもりでした。
400グラム程度の重さですのでカバンに入れて持ち歩くにも遅くになることありません職場にいれば ついゴミ箱に捨ててしまいそうな 資料も 、さっと ScanSnap を取り出して スキャンすれば わざわざ自宅に戻って スキャンする手間も省けます。

何cm かさばるような、しかも両面の資料であれば 据え置きタイプの ScanSnap の方が 使い勝手は良いかと思います。
ただ2台持ちであれば 作業効率が一層高まることは言うまでもありません。その場で忘れずにスキャンすることを心がければいいことです。

以前は、職場の複合機を使っていましたが、他のスタッフの目がありましたので、時間を見つけての作業でした。ただ、スキャンするときの音が気になりますが、問題ないレベルです。自宅に持ち帰る手間が省けて大助かりです。

 

 

 

 

 

クリップボードを重宝しています

とにかく書類整理が下手で、若いときからいろいろな工夫をしてきたのですが、最近、カバンの中にはバインダーを3つ入れておくようにしています。 仕掛りの業務をクリアフォルダーを挟んでいるのですが、持ちあることができるだけのバックの大きさではあるので、それほど苦にはなりません。 短期記憶に保持することが大変下手ですので、忘れやすさをどのようにカバーするかが悩みどころでした。

しかし、タスク管理ツールだけに頼らずに、机に向かったときにすぐに取り掛かれる状態を作ることは、実際の業務内容にもよりますが、経験値もかなり占めるのではないでしょうか。 普段から、クリアフォルダーを閉じたバインダーを持ち歩くことで、スムースに作業に取り掛かれるようになりました。 すぐに使うファイルは、クリアフォルダーに入れておかないで、クリップに挟んでおくようにしています。