TOHMA05 -Lifelog & Memo-

早起きのビジネスマンに関心のあるような記事を書くようにしています。

メジャーアップデート Todoist

 

Todoistがメジャーアップデートしています

 

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 Todoistがメジャーアップデートしているようです。タスク管理ツールとしては定番中の定番です。
公式のホームページによると、今回のバージョンアップでは、Todoist Foundationsとなっています。
 近い将来、新機能を搭載するための基礎作りのなのかもしません。

 

 Todoistはタスクの日付設定、フィルター機能が充実しており、タスクを絞り込むことに優れており、使いやすさでは群を抜いています。

タスク管理ツールのTrelloと常に比較され人気のあるツールです。 

久しぶりにワクワク感が沸いてきました。



セクション機能の導入でプロジェクト管理ツールに成長した

 

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        セクションをまたいでタスクを移動できます


今回セクション機能が導入されました。これと比較すると、これまのでTodoistはタスク管理ツールでありましたが、プロジェクト管理−ツールに成長したといえるでしょう。

 プロジェクトをセクション毎に区切ることでき、また必要に応じてセクションを折りたたむことができるようです。タスクを任意の情報でグループ化することができるようになりました。

 プロジェクトの計画を立てていると、そのタスクの数に圧倒されてしまうことがよくあるかと思います。

 今のところセクションは縦表示ですが、これが、完成形であるかは今のところ分かりません。ボード機能を実装させるようです。

 

しかし、プロジェクトの画面の中で、タスクに性質 を持たせ、必要に応じて上下に移動させることができるようになり、タスクや案件を一覧で把握することができるようになりました。

 

物事をスムーズに進めるには、プロジェクトをセクションに分け、タスクを移動させながら、一つずつ取り組めば、タスクオーバーを解消できます。 

 

タスクビュー機能でタスクの進捗管理がUP

 

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              タスクを一カ所で編集可能

新しいタスクビューでは、タスクの詳細情報を一か所ですべて管理することができるようになりました。

タスクの横にパネルを広げて、サブタスクとコメント、日付管理、ラベル管理を一カ所で編集ができ、タスクの進捗を確認しながら、作業に集中できるようになりました。

 タスクビューの中でサブタスクを追加できるようになりました。

これは、サブタスク画面として扱うことで、タスクを分解するなどして、タスク分析に集中できるようになりました。

日々、タスクが増えることに悩まされ続けることが多かったのですが、より、効率よくタスクを整理することができるようになりました。

このタスクビューはより発展していく可能性があります。




Todoist Foundationsが気になる

 

「Asanaに近づくのか」と言いたいところです。正直そうであって欲しいです。

 実のところ、最近、Asanaに乗り換えようかと検討していました。

というのも、Asanaにはカンバン方式が採用されており、TodoistにTrelloのカンバン方式が合わさった仕様になっています。

 

 Todoistにもビジネスプランがある以上、チャックボックスを消していくだけの操作だけでなく、プロジェクト処理に重点を置いたセクション機能を導入したこと喜ばしいことです。

 

では、Todoistの完成形とはどのような姿でしょうか。

公式のホームページによりますと、「これらの内部調整は、次回の新しくパワフルな機能、ボードと次の画面を実装するための下準備です」とあります。

今のところ具体的には想像できませんが、セクション機能とタスクビューを発展させた機能であるはずです。

これまでTodoistは1画面処理に徹底してこだわってきました。今回のタスクビューの追加機能で2画面を導入したといえるでしょう。2画面による「ボード」機能が実装されることはあり得るかも知れません。

 

今回はタスクビューの導入でした。

プロジェクト全体としては、今のところコメントとアクティブだけのようですが、将来、プロジェクトビューをより充実すれば、統一した管理が容易になるのではないでしょうか。 

最後に

 

Todoistを3年間程使ってきましたが、個人として使う分には全く申し分ありません。

低価格でユーザービリティが高く、今後も成長が期待できるツールとして、また、タスク管理ツールを導入してGTDを始めようとしている方には、一番のお勧めツールがTodoistです。

今後のDoistの成長戦略として、今回のバージョンアップで見られるように、よりビジネスユーザーを対象としたツールに成長していくのではないでしょうか。

 

次のバージョンアップに期待したいところです。





















Chromeのブックマークを整理するコツ

 ブックマークバーをカスタマイズする


気になるニュースサイトなどは、後から見るようにしてブックマークしているのではないでしょうか。しかし、時間がたつと、放置されている状態で、整理ができていない方も多いのではないでしょうか

整理されていれば、素早く目的のWebサイトを開くことができます。

 

ファビコンの表示件数を増やす

Chromeのブックマークバーは、Webページを開きやすいように、常に表示しておく方がいいかと思われます。

登録済みのブックマークをすばやく表示するには登録済みのブックマークをすばやく表示するにはWin [ctrl]+[shift]+[B]キー、Mac [shift] + [com] + [B]キーです。

 

 




矢印のファビコンの横にある文字(Discover on Soun)が無ければ、ファビコンの表示件数を増やすことができます。

 



ファビコンを右クリックすると一覧が表示されます。編集をクリックすると上記のよう

に表示されます。 名前の横にある文字列をDeleteして、保存します。

 

 

 






上記のようにファビコンのみの表示となります。

ブックマークバーの表示を全てファビコンのみにすれば、見た目もスッキリします。

 日常の作業効率が高まりますので、是非、試してみて下さい。

 

 

ブックマークマネージャーをブックマークする 

 

 

Chromeのブックマークマネージャーをブックマークしておくと、全体を表示することで、閲覧・整理しやすくなります。

定期的なブックマークの整理には、ここを開くといいでしょう。

 ただ、このブックマークマネージャーをツールバーに表示させておくと便利です。

普段からキーワードに目を通しやすくなり、スッキリと仕分けるようになります。

 

 ブックマークマネージャ”を呼び出すショートカットキーはWin[ctrl]+[shift]+[O]キー、Mac [opt] + [com] + [B]キーです。

 

 

 

 


1 Chromeの右上の3つの点をクリックして、ウインドウを開きます。

2 ブックマーク(B)をクリックします。

3 ブックマークマネージャー(B)をクリックします。

 

 

 

 
上記のように画面が表示されます。

この画面をブックマークします。そして、ブックマークツールバーに表示させます。

 

 

 

 

 星印のファビコンになります。

 

 

何気ない工夫ですが、事務の労務負担軽減となります。 

 

 

 

 

デザイナーの超整理術(空間)

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空間を整理する

 

「整理術とは、整理のための整理ではなく、快適に生きるための本質的な方法論。デスク周りなどの空間から仕事上の問題、人間関係に至るまで、あらゆる場面に応用できるのです。」佐藤可士和(デザイナー)「佐藤可士和の超整理術」


 

資料を整理するにあたって、保存しておくべき資料、すぐに使う資料、捨てる資料の判断を必要迫られます。

 頭の中で整理しようとすると、全ての資料の内容を把握しなければならないとの強迫観念すら出てくるでしょう。

 これでは業務に従事して1か月もすれば資料で机の上は溢れ上がってしまいます。

 ストレスのたまる職場環境は、空間を整理することで、生産性を高める環境に変化させることができます。

・すっきりした空間を作ることで、仕事の効率が上がりリスク回避になるというポジティブな目標を持つ。

 

 

 書類にまみれた空間を好む人もいらっしゃいますが、SIMPLEでSMARTであることがやはり仕事の効率は上がります。




・整理とは自分の中の不安や”とりあえず”との戦い、「捨てる」勇気が必要。捨てるものを決めるためには、プライオリティー(優先順位)をつけることが不可欠。優先順位が低いものは時間軸で区切って処分する。

 

  捨てるとは断捨離とも表現しますが、優先順位をつけることを習慣化することです。Trello等のタスク管理ツールを使うといいかもしれません。

 

・整理したものを増やさないためにも、定期的な見直し、アップデートが必要。メールなど放っておくだけで増えていくものは、その場で処理するする。

 

GTDの考え方で言えば、週次レビューに当たります。週に1日はファイルの整理に時間を当てるようにした方がいいでしょう。

Microsoftのビル・ゲイツ氏も1年のうち1週間は、環境を変えて読書期間に当てるようにしているそうです。この決め方(習慣)が、日本のビジネスマンに浸透すれば、モチベーションを維持することができます。気持ちを切り替えることが大切です。




・目の前の作業環境をスッキリさせるためには、常に定位置に置き、使ったらすぐ戻す。すぐに整理できないものは避難場所となるフリースペースを設けておくのも便利です。

 

ハードディスクをフォルダーで整理する場合、フォルダーで分類できないファイルをひとまとめにするための特別なフォルダーを作成しておくことです。

カバンの中に入れておく物も常に把握しておくことです。毎日、カバンの中から出し入れをすることを習慣づけることです。



・わかりやすく分類するためにフレームを決めてフォーマットを統一する。こうすれば様々な種類の机にシンプルなしやすくなる。

 

 

 あるプロジェクトを三人で担当した場合、三人それぞれが資料を持つより、一つにして定位置を決めた方が、分量が三分の一となり、仕事の効率化とリスク回避につながるります。

 会議資料として3人分配布してもいいでしょうが、管理する場合は、ファイルに保管して供するようにすればいいのです。

 

体で覚えるまで習慣(癖)づける。

 

定期的にアップデートすることで、モノを増やさないようにする。

モノの定位置を決め、使用後は直ぐに戻すことで、作業環境をすっきりさせる。

フレームを決めてフォーマットを統一することで、わかりやすく分類する。

 

 

 

 

TrelloとTodoistを使い分ける

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はじめに

 

もはや、Todoistは機能面、操作面において、タスク管理ツールのスタンダードとしての高い評価を得ているかと思われます。
このソフトの特徴は、優れたフィルター機能を利用してタスクの優先度、重要度に準じてタスクの状態を表示しする一般的な機能に対して、高度なフィルター機能を備えています。

 

Routineラベルでその日のタスクを作り上げる

 

 

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タスク作成の基本は、毎日やるべきタスク、不定期にやるべきタスクの二通りをラベルとして作成することです。
毎日やるタスクのラベル(Routine)、不定期に繰り返しやるタスクのラベル(Routine2) 
習慣性、継続性の高いタスクを整理することが先決事項です。(一応GTDの技術を前提としています)
タスクとして比較的大きく、継続性のあるタスクは、プロジェクトとして作成する方がいいかと思われます。
私の場合はおおよそ 2週間以上必要とするタスクはTrelloを使うようにしています。
三つめのラベル(Routine3)を プロジェクトとします。Trelloを使うほうがいいようです。

Todoistでタスクを構築する場合、以上の点を関心に置くと、継続的にツールを使い続けることができるのではないかと思われます。

 

TodoistとTrelloを融合したタスクの管理のすすめ

長期に渡り期限のあるタスクになってしまうと、 時系列、優先度、重要度だけでは不十分ところがあります。
やるべきタスク(Todo)と、進行中のタスク(Doing)、完了したタスク(Done)のリストを作成しプロジェクトの全体を視覚化すれば、個々のタスクの重複、過不足なく俯瞰して進めることができるのです。
一般的にはカンバン方式と呼ばれています。
視覚化することでプロジェクトの完成形をイメージしながら進めることができるのです。
このカンバン方式のラベルをRoution3とします。

 

IFTTTを使って、TodoistとTrelloを融合させる

IFTTTのツールはご存じの方も多いかと思います。

 こちらをご参照ください。

 

 

           ifttt.com

 

 

 Trelloで作成したタスクをTodoistに表示させる方法と、Todoistで作成したタスクをTrelloで表示させる方法があります。
それぞれを使い分けで見てはいかがでしょうか。

 

融合のポイント

TodoistとTrelloを使ってタスク管理とプロジェクト管理を分ける。
その手段として、TodoistにRoutine1,Routine2,Routine3のラベルを作成する。
IFTTTでTrelloとTodoistを連携させる。
デスクトップの画面は TrelloとTodoistを半分にして表示できるようにしてます。
思いついたタスクは Todoist のインボックスに入れるようにしています。
Todoistは習慣性を高めるための ツールとし、Trelloをプロジェクト遂行の中心に置く。

 

終わりに

一つのツールで全てを期待することは避けるべきです。
今は分からなくても、必要な機能は将来に見えてくることも考えられます。
優れたツールが今後開発されることは十分期待できることです。
これまでの説明の通りTodoistとTrelloを使い分けることは妥当性のあるやり方だと思われます。 
職場で複数人で行う作業、腰を据えてやる作業につきましては、Trelloの画面を表示して、そこで記録していくようしています。
Trelloはタスクや案件を一覧で把握することができます。一覧性に優れているのです。
プロジェクトはすでに完了したタスクの中から新たな発見を得たりすることがあります。



動画編集で経営感覚を磨く

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動画編集を経営手法に入れてみる


経営を考えるとマーケティングのことで考え込んだりするのです。

決算書は事実を表すのですが、マーケディングは理想を描くことです。

職場の機関誌の作成は、実のところ喜んで仕事する人は少ないようで、経営管理者であれば、ここの技術を身につけると、経営を動的に捉えることができるのです。

一昔であれば、スタッフの写真を撮ってあげることが管理者の努めと言われた時代もあったのです。

 

動画編集のとっかかりは、バブル期のアマチュアバンドのノリみたいなところでいいかと思われます。

バンドをしている人たちは結構、動画編集に関心があったりしています。

プロで動画編集をしている人たちも、昔はバンドをやっていた人も結構いるようです。

当時は、音楽に関心が深い若者達に限られていたのかも知れません。

 

今や記録を整理し動画配信する媒体はYouTubeだけではありません。

Twitter、Facebook等のSNSであればいくらでもあります。

講演会の様子をテープレコーダーに記録するのは時代遅れです。

自身の経験からすれば、録音したテープを聞き返すことはほとんどありません。

 

PowerPointを更に進歩させてみてはどうでしょうか。

研修資料と研修発表を動画にして社内共有させてみてはどうでしょうか

介護の現場では、社内教育が重視されます。研修に参加することは、必要不可欠です。

しかし、研修風景を動画に収めることはできても、それを活用することはあまりありません。

編集技術を身につけることで、情報を整理・加工することで分かりやすくすれば、スタッフの研修に役立てることができます。

スマホで撮影した動画を取り留めておくことよりも、1分動画を作成して、社内配信すれば、注目度抜群です。

 

 

お勧めの編集ソフト

 

スマホで撮影した講演会を動画編集してみると、結構、面白いです。

しかし、映像の質を高めようとすれば、専用の動画編集ソフトを使う事をお勧めします。

動画編集ソフトのDa VinciResolvedは、90%の機能を無料で使うことができます。

カラーグレーディング専用の編集ソフトでしたが、2009年にBlackMagicDesignが買収してから、積極的な開発を進めて、動画編集機能、デジタル合成機能を組み入れて統合型の編集ソフトに転換しています。
バージョン16では、CUT機能が搭載され、クリップ全体を俯瞰しながらの編集作業を重視したところが、これまでのソフトにはない特徴があります。

一つの画面でクリップ全体を見通すことができ、個々のクリップはクリップ全体の位置付けによって再生スピードを変えてくれるのです。

実際、研修発表はダラダラと時間が過ぎる事が多く、編集作業をしてみると、要点を絞り込むことが面倒です。

 

 

もはや、Youtuberだけの編集ソフトではありません。今後は、ビジネスマンの必須の技術となり得るかも知れません

 

Da VinciResolvedのダウンロードはこちらから。

 

 

旅行をサポートするおすすめのカメラ商品

 

 


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 ゴールデンウイークが終了しました。今年は10連休の超大型連休であり、例年よりも遠方に出かけ方は、かなりいらっしゃったのではないでしょうか?

時期遅れの紹介になりますが、今後の旅行の必需品として便利グッズを紹介します。 Designで魅了する商品で有名なPeakDesign社が販売している、Cameraグッズです。

 

PeakDesign社は、カメラ関連の便利なアイテム(ストラップやクイックリリースなど)や、カメラバック等の非常に使い勝手の良い製品を開発・販売しているメーカーです。

キャプチャー カメラクリップ ブラック

キャプチャー カメラクリップ クリップオンリー ブラック

キャプチャー カメラクリップ クリップオンリー ブラック

 

 

 

また、ゴールデンウィークに限って、家族旅行の撮影は一眼レフで写真撮影をする方もいらっしゃるかと思います。
ただ、遠出となれば荷物も結構かさばり、移動中にCameraを首にぶら下げたりしていては 、邪魔な場合もあったりします。

その為、わざわざバックの中にしまいこんで、必要なときだけ取り出して撮影するといったことになるのです。


近年スマホで撮影する人の方が多く、一眼レフを使われる方は 少数であるにしても、一眼レフにはスマホにはない楽しさがあったりします。

カメラも必要な時にすぐに取り出すことができれば、ゴールデンウィークの楽しみは倍増します。

そこでおすすめの商品はPeakDesign社から出ているキャプチャーカメラクリップです。

 

おすすめのポイント

 

○カメラをバッグの外に取り付けることによってバックの収納量を増やすことができる

○両手を 開けることができるので 身軽に行動できる。

○素早くカメラを取り出すことによってシャッターチャンスを逃すことがない。

○ デザインそのものがかっこよくオシャレ。

 

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使い方は簡単です。Cameraの底の部分に金具を取り付けてこのクリップに通すだけです。

この商品は、ベルトの横に装着できてます。
腰の 高さにCameraを 装着すれば、必要な時にすぐに取り出すことができます。
一眼レフの重さであれば腰に負担もかかったりしますが、それ以外であれば 装着していることを意識することなく持ち歩くことができます。

少々お値段は張りますが、 Cameraを持ち歩く煩わしさから解放されまので、 旅行の際に大変便利です。

 

 

ピークデザイン プロパッド PP-2

 

【国内正規品】PeakDesign ピークデザイン プロパッド PP-2

【国内正規品】PeakDesign ピークデザイン プロパッド PP-2

 

 

 

この商品はカメラクリップを 体に取り付けるためにパッドです。
ベルトの横に装着した場合、Cameraを横の部分から装着させることになりますが、このパッドを使うと上から下の方に落とし込むことができますので、簡単に装着できるようになります 。

これを使わなくてもカメラクリップは装着できますが、Camera本体を横から通すことになりますので少々不便です。

このパッドがあればCamera本体を垂直に下ろして装着できるようになります。

併せてお勧めいたします。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

チェックリストを使って効率よく仕事を進める

      

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◎はじめに

何を持って仕事の完了とするのか」と自分に問いかけをすることがあります。
というのも、仕事には終わりがないとよく言われたりするからです。
一般的なビジネスマンであれば、仕事の終わりは退社時間までのことを指します。

しかし、仕事の終わりは、時間を意味することではなく、成果・記録を残すことを指します。
そして、ビジネスマンに求められることは、成果・記録について完成形をイメージし、実行する能力を求められるのです。

企業で言えば、航空パイロットは操縦するにあたって、注意字書きや、確認事項を項目別にリストアップして 1項目ずつ読み上げるのは、正しく操作がなされてるかを確認するためです。

注意書きや,確認事項を読み上げたことも,業務として記録に残すことができ成果として見なされます。

◎チェックリストの有用性

人間の記憶は長期記憶と短期記憶の2種類に分かれます。
短期記憶は数十秒10分間しか保持することができないと言われます。
人間が一度に把握し操作できる情報の数は7+-2しかないそうです。(いわゆるマジックナンバーです)
業務の途中で他の事を行うことにより 把握する情報の数が増えてしまい、それまでやっていた業務についての記憶を保持できなくなるのです。

チェックリストを用いることによって、以下のような効果を得ることができます。

 〇手順のルール化
成果や記録を残すことが習慣化されるようになります。

〇ミス防止
チェックし確認することでミスがなくなります。

〇仕事の効率化
チェックリストを作ることによりやるべきことが明確になります。

〇権限の移譲
チェックリストがあれば他人に仕事を渡すことができ、仕事が滞ることがなくなります。

○習慣化  タスクをチェックリストを用いて理想の作業をルール化できるようになれば、成果や記録を残すことが習慣化されるようになります。

ミスが多ければあなたの評価が下がってしまいますし、修正のために何度も同じ作業を繰り返すのでは効率も悪くなります。

尚、優秀な人は抽象的能力に優れているので説明が足らなくても自分の頭で補って理解できるのですが、場合によっては、早とちりをしたりケアレスミスの原因となったりするのです。

つまり、成果や記録を確実に積み上げていくことが、その人の評価につながるのです。

 

◎チェックリスト作成を習慣づけるツール

 短期記憶と長期記憶を例に上げて,生物学的な理由としてもチェックリストの作成を習慣化することは意義のあることです。

習慣化することの手段として,メモ帳,チェックリストのスマホアプリを持ち歩くことがいいかと思われます。

おすすめのメモ帳はリーガルパッドシリーズです。

黄色の紙であれば、机の周囲に置いても探しやすく、ミシン目がついたりして簡単に切り離しができたりして便利です。

・リーガルパッド(メモ帳)

 

  ・Canvaの活用

 Canvaソフトを使って、オリジナルチェックリストを作成することができますので、ご紹介しておきます。

 www.canva.com

 ・GoogleKeep 

言わずと知れたGoogle謹製のメモアプリです。

Evernoteと比較されることが多いですが、立ち上がりが早く、即座に入力でき、メモ帳としてはGooleKeepのほうが秀逸しています。

Googleドキュメントにコピーすることもできますので、チェックリスト専用アプリよりも汎用性があります。

           f:id:t-jump:20190322135101j:plain          

◎チェックリストを作成するための要点

チェックリストを作成すべきかどうかを見極めるポイントは以下の通りです。
ポイントを多く記すことでは曖昧になってしまいます。

・具体的な行動を促すもの

・声に出して確認できるもの

 ・チェックを行うことによって改善できるもの

 ・見逃される可能性が高く必須なもの  

◎まとめ

作業に集中することが前提であることは言うまでもありません。
時間の制約のある環境で、成果物を残すように努めること。
自己評価を高める為にすべきことは,たゆまない努力を続けることです。
決してプログラミングの技術を習得することを求めるものではありません。
1日1枚、作成を自分の日課にする,メンバーを代表して作成すること、こういった取り組みが自己評価を高めることにつながるのです。