チェックリストを使って効率よく仕事を進める

　　　　　　　　　

◎はじめに

「何を持って仕事の完了とするのか」と自分に問いかけをすることがあります。
というのも、仕事には終わりがないとよく言われたりするからです。
一般的なビジネスマンであれば、仕事の終わりは退社時間までのことを指します。

しかし、仕事の終わりは、時間を意味することではなく、成果・記録を残すことを指します。
そして、ビジネスマンに求められることは、成果・記録について完成形をイメージし、実行する能力を求められるのです。

企業で言えば、航空パイロットは操縦するにあたって、注意字書きや、確認事項を項目別にリストアップして 1項目ずつ読み上げるのは、正しく操作がなされてるかを確認するためです。

注意書きや，確認事項を読み上げたことも，業務として記録に残すことができ成果として見なされます。

◎チェックリストの有用性

人間の記憶は長期記憶と短期記憶の2種類に分かれます。
短期記憶は数十秒10分間しか保持することができないと言われます。
人間が一度に把握し操作できる情報の数は7+-2しかないそうです。（いわゆるマジックナンバーです)
業務の途中で他の事を行うことにより 把握する情報の数が増えてしまい、それまでやっていた業務についての記憶を保持できなくなるのです。

チェックリストを用いることによって、以下のような効果を得ることができます。

 〇手順のルール化
成果や記録を残すことが習慣化されるようになります。

〇ミス防止
チェックし確認することでミスがなくなります。

〇仕事の効率化
チェックリストを作ることによりやるべきことが明確になります。

〇権限の移譲
チェックリストがあれば他人に仕事を渡すことができ、仕事が滞ることがなくなります。

○習慣化  タスクをチェックリストを用いて理想の作業をルール化できるようになれば、成果や記録を残すことが習慣化されるようになります。

ミスが多ければあなたの評価が下がってしまいますし、修正のために何度も同じ作業を繰り返すのでは効率も悪くなります。

尚、優秀な人は抽象的能力に優れているので説明が足らなくても自分の頭で補って理解できるのですが、場合によっては、早とちりをしたりケアレスミスの原因となったりするのです。

つまり、成果や記録を確実に積み上げていくことが、その人の評価につながるのです。

◎チェックリスト作成を習慣づけるツール

 短期記憶と長期記憶を例に上げて，生物学的な理由としてもチェックリストの作成を習慣化することは意義のあることです。

習慣化することの手段として，メモ帳，チェックリストのスマホアプリを持ち歩くことがいいかと思われます。

おすすめのメモ帳はリーガルパッドシリーズです。

黄色の紙であれば、机の周囲に置いても探しやすく、ミシン目がついたりして簡単に切り離しができたりして便利です。

・リーガルパッド（メモ帳）

伊東屋 リーガルパッドA7 3冊パック 横罫

  ・Canvaの活用

 Canvaソフトを使って、オリジナルチェックリストを作成することができますので、ご紹介しておきます。

 www.canva.com

 ・GoogleKeep 

言わずと知れたGoogle謹製のメモアプリです。

Evernoteと比較されることが多いですが、立ち上がりが早く、即座に入力でき、メモ帳としてはGooleKeepのほうが秀逸しています。

Googleドキュメントにコピーすることもできますので、チェックリスト専用アプリよりも汎用性があります。

  　　　　　　　　　 　　　　　　　　　

◎チェックリストを作成するための要点

チェックリストを作成すべきかどうかを見極めるポイントは以下の通りです。
ポイントを多く記すことでは曖昧になってしまいます。

・具体的な行動を促すもの

・声に出して確認できるもの

 ・チェックを行うことによって改善できるもの

 ・見逃される可能性が高く必須なもの  

◎まとめ

作業に集中することが前提であることは言うまでもありません。
時間の制約のある環境で、成果物を残すように努めること。
自己評価を高める為にすべきことは，たゆまない努力を続けることです。
決してプログラミングの技術を習得することを求めるものではありません。
1日1枚、作成を自分の日課にする，メンバーを代表して作成すること、こういった取り組みが自己評価を高めることにつながるのです。

Doingリストの作成 -集中した作業環境づくり-

作業に集中するためのDoingリスト

　　　　　

 Todoリストが幾つかあって、いざ 実行しようとすると、なかなか 先に進まない ことがあったりします。
Todoひとつとってみても 実際に 取り掛かると些細な業務が発生したりするからです。

しかし、つい些細な業務費やす量を無視して タスク過剰に陥り、処理が鈍ってしまい 業務に集中できなくなって しまうのです。

 その場合､タスクを処理するために Doingリストを作成することで 作業に集中することができるようになります。

◎やることリストやらないことリスト の作成

Doing リストは 要するにやることリストのことで あります。
そしてタスク管理ツールがこのやることリストを キーボードで入力していく ことです。
ですから、 ある程度ひとまとまりの タスクになったときに ツールに 入力していく方が望ましいかと思われます。

その内容は､思考された小粒のタスクです。机の上で鉛筆を走らせないがら粒を書き連ねていく作業です。

 繰り返しますが､タスク管理は今に集中する方法を基本と考えるべきです。
当たり前のことですが､ツールに時間を割いて作業が進まないようであれば、 ツールの種類､使い方を根本的に見直す必要があります。

                                     

 ◎24時間を管理する必要はない

タスク管理ツールを使って 、24時間の管理する 考え方がありますけどこれは 一般的な ビジネスマンには余り向かないのではないかと思います。

今日1日の計画を立てることが結構ですが、それは プライベートと仕事を分けたことを前提とすべきではないでしょうか。

組織人は24時間を自己管理ではなく、決められた時間を組織に管理されてい からです。
Doing リストは 業務中の限られた時間を 集中して進めるための方法論であります。

 ある意味そのように 限定的な考え方をしなければ マルチタスクに走ってしまう 恐れがあります。
業務中はプライベートなことはしないことは､自明の理ですが、タスク管理ツールを使うと、混同してしまうことは珍しくありません。

タスクツールの解説書が、フリーランサーよって書かれていることが影響していることも大きいかと思います。

 ◎ノート記述は作業に集中するための基本

少々汚い字になってもキーボードよりも早く記録ができ記憶に残りやすい点ではノートに記述することです。
ツールの危うさは、それに比べてタスク入力に一定の時間を費やす必要があり､処理が遅くなるという点にあります。（個人差はありますが）
昨日のツールの万能性に引かれてか､ついタスクの量が膨れ上がってしまう危険性があります。

 ◎ まとめ

 Doingリストは作業に集中するための手段です。
特にビジネスではプロジェクトタスクが比較的多く､作業に集中できるようなシステムの環境作りが大事なことです。
ルーチンタスクは 補完的に 処理していくといったこともその一つだといえます。

タスク管理システムに油断してしまい､生産性が低下することは是非とも避けたいものです。

Trelloの紹介- プロジェクト管理ツール-

　　　　　　　　　　

◎はじめに

今日はタスク管理の中で、付箋のような感覚で使えるツールをご紹介いたします。

Trelloといいます。2016年より日本語にも対応しました。ほぼ全ての機能が無料で使えます。

Trello（トレロ）はかんばん方式のタスク管理ツールです。２千５百万人以上のユーザーの方に使われています。
かんばん方式ですから、カードを作成し、剥がして、張り直すというアナログ感覚で使えるので、初めての人でも抵抗なく使えます。

◎かんばん方式なので 画面がすっきりして見やすい

　　　　

タスク一つ一つをカードとして登録してボードで管理していきます。
タスクの進捗ごとに未着手、着手、完了といったリストを作り管理していきます。
ボードは無限に作ることができまして、一人で使うこともチームで使うこともできます。
 進捗に応じてカードを動かしていきます。カードを動かすのが、ドラッグアンドドロップでできてしまいますので大変楽です。

それぞれのカードは画像を表示することもできますので、タスクを視覚的に区別することができます。

 各カードをクリックするとタスクの詳細を見ることができます。
ラベル、コメント、添付ファイル、アクティビティログといったカードの詳細を記録していくことができます。
メモを残したり、期限を設定したり、チェックリストを作ったりと何でもできます。

　　　　　　　　

◎ タスクの進捗が管理しやすい

Trelloが得意とすることは プロジェクト管理ツールであります。
タスク管理ツールに特徴的な 今日1日全体の タスクを 集計し表示するということよりも、1つのプロジェクト全体を 俯瞰することを得意とします。
タスクの進捗を管理していくことが得意とするのがカンバン方式です。

ボードに未着手、着手、完了といったリストを作り、作業を進めていく中で、リストの中のカードを移動させていくだけです。

タスク管理ツールのように未着手、完了ではなく、今の状態を把握できるのです。

◎まとめ

このように、Trelloとはカードを動かしながらタスクを視覚的に管理できるかんばん方式のツールです。

Trelloの弱点は、ボードをまたいでカードを抽出・ソートすることができないこと。 いろいろタスクはあるけど、どれからやるんだっけ？といった時に、いまは全ボードを見返す必要があります。

そこでタスク管理ツールの todoistを 併用して使うと 効率的です。
こうしたWebサービスを連携させる「IFTTT（イフト：IF This Then That）」というサービスを利用すれば、Trelloの弱点を補うことができます。

タスクの進捗を管理していきたい場合はTrelloを使うと便利です。
 通常タスク管理では タスク どれだけ 進んでいるかを把握することが難しいのです。
このツールを使うことで 効率的なタスク管理を 行うことができるようになります。

是非ご活用ください。

ダイアグラム作成ソフトの紹介

　　　　　　　　　

◎はじめに

マインドマップは結構使っているのですが、思考の整理というより、アウトプットツールとしてのつかいかたが多くて、正直、完成形を残すことが少ないです。
ある程度、考え方がまとまってくると思考の流れを人に説明できるように、図で表すようにしています。

◎ダイアグラムとは

ダイアグラム（diagram）とは、情報を整理し象徴的に線描など幾何学的に図示したものを指します。3次元の2次元への投影による視覚化も含む。関数などのそれはグラフと呼びます。（Wikipedia）

◎DrawExpress Diagran　　ー タブレット版（Android)

DrawExpress Diagram Intro

 

◎Draw.io　ー デスクトップ版

draw.io を使って、フローチャートやネットワーク図を簡単に描く

◎ わかりやすいところで言えば人間関係の相関図を 作成するのに便利です。
頭ではなかなか整理がつかない問題の構造を 分析 する場合に 手書きのノートでは 書いたり消したり しているうちに 思考が途切れてしまうことが あったりします。
このようなツールを使って大雑把に 輪郭を整理するだけでも 課題整理に大いに役に 経ちます。

◎まとめ

特に Android 版の DrawExpressは 操作性に優れています。

指で簡単に図を表現できますので、操作でストレスを感じさせません。

人間の思考の流れを 後押ししてくれるような、 一種の快感を体験することができます。

思考をシンプルに整理する方法としてご利用ください。

A5ノート術

ビジネスでノートを使う理由

学生と違ってビジネスでは対人関係の中で必要に応じてメモを取る必要があります。
話題をそらさないで相手の話を理解しながら会話を進めるには、内容を記録にとどめておき、振り返り似ながら会話の内容を書き留めておく必要があります。
学生の場合は、教室で先生が板書した内容を記録するのがノートの主たる目的でした。 書き留めたメモは、そのままにしておくのではなく、パソコンに整理して保存しておくべきであり、その整理方法がビジネスマンに求められます。

なぜA5サイズのノートであるのか

コクヨ バインダー ノート キャンパス スマートリング Biz A5 ル-SP131D

パソコンの補助的役割としてA5サイズは丁度いいようです。
パソコンで作業を進めていくのが中心の今の時代、ノートは補助的な役割となっています。 キーボードの両脇、または、下のところにおいて作業をすすめるにはA5サイズが丁度いいのです。特にノートパソコンの場合は、机の面積を広くとります。キーボードの下に置く場合は、A5サイズであれば、横書きにしたときの収まり具合がいいのです。
実際パソコンで作業をしながら手元にA5ノートを置いていみると全くぎこちなさを感じることはありません。メモを取るには十分な広さであることが利点ではないでしょうか。

方眼紙のリングノートを使う

頭がいい人はなぜ、方眼ノートを使うのか?

横書きにしてみる

マインドマップがいい例ですが、思考を整理するときには視野を広げておくべきです。ノートの場合は横書きです。 リングノートであれば横書きのほうが書きやすいかもしれません。 上述した、「頭がいい人はなぜ、方眼ノートを使うのか」を参照下さい。横書ノートの整理方法が具体的に記されています。

思考の整理はマインドマップ

思考の整理は、A5サイズに収まるだけのマインドマップで情報量としては問題ありません。A5サイズに収めようとすれば、コンパクトに簡潔に収めようとするので雑にならないのが利点かもしれません。 本格的にマインドマップを作成するならばA4サイズがいいかもしれません。その場合は、パソコンソフトを使うのも方法の一つです。

新版 ザ・マインドマップ(R)

フリクションボールペンを使う

パイロット 4色ボールペン フリクションボール4 LKFB-3SEF-B 0.5mm ブラック

ボールペンですが、間違った箇所を消すことができるのは大変便利です。間違いの箇所をそのままにしておくと情報量が減り、見た目にもよくありません。 ３色のボールペンを使うと、分かりやすく整理することが出来ます。 インクの消耗が早いのが難点ですが、作業効率を高めるには是非オススメのペンです。

ノートは補助具として常に持ち歩く

パソコンで作業効率を高めるには、ノートを補助具として使うのが当然ではないかと考えます。 マインドマップ、プロジェクト管理ツール、Googleカレンダー等、仕事を補完するツールは、OSの進化とともに発展してきました。今やクラウドサービスを全く使わない職場環境は無いのではないでしょうか。 パソコンのツールを使いこなすことはできても、情報収集、アウトプットの基本はノートに書き留めることです。自分にあったビジネスノートをパソコンの脇に常に備えておくようにしましょう。

-スタンディングデスク

スタンディングデスクで作業をしてみました

　 健康であればそれに越したことはないのですが、一旦、腰痛に悩まされると回復するまでに随分時間がかかったりします。年齢も30を過ぎると筋力低下が著しく、悩み方は複雑になってきたりするものです。

特にデスクワークを中心のビジネスマンにとって通勤以外に社内を歩いたりするだけでも運動であり、休憩時間に軽いストレッチ運動をするだけでも、随分気分転換になったりします。

さて、デスクワークにストレスを感じながらも、ちょっとしたことから、立ったままでパソコンを操作する時があり、意外にも30分の作業にストレスを感じることがありませんでした。

そのテーブルは介護用の食卓テーブルでありまして、普段は寝室のベッドサイドにあり、書籍を積んでおくには丁度いい大きさでした。

ベッドサイドテーブル以上の役割を果たしていませんでした。

介護テーブルで十分使えるものでした。

No.710 ベッドサイドテーブル SL

最近は、デスクトップパソコンをあまり使わなくなり、ノートパソコン中心の生活になりました。

SurfacePro４を買ってからは、デスクトップの広い画面では、目に負担が大きく感じられるようなったのも理由に挙げられます。

家の二階から一階のリビングまで持って歩いたりして作業をすることが多くありました。

そのテーブルは最長、胸の高さまで伸ばすことができ、ノートパソコンとiPad、マウスを載せるだけの広さもありますので、作業するに十分使えるだけの物ではありました。

その為、わざわざスタンディングデスクを買う必要はありませんでした。

ただ、スタンディングデスクといっても、1万円ぐらい出すと、ベストな買い物ができるかと思われます。

ケーブルの種類にこだわる必要はないかと思われます。

Bauhutte (バウヒュッテ) 昇降式 スタンディングデスク (幅70cm×奥行45cm) BHD-700

腰痛防止　

WHOの発表によれば「1日10時間以上座る人は4時間以下の人に比べ、病気になるリスクが40％高くなる」とのことです。

腰痛防止としてデスクワークをあるき回りながら作業するのは、ストレッチ運動をしながらの作業は快適です。

部屋の中をうろうろしていたりするのは腰痛で集中して作業ができないことが根底にあるためだったと思われます。

腰痛から解放され無理のない姿勢で仕事ができることを探し求めていたところ偶然スタンディングデスクというものを知ることができたのです。

脳をリフレッシュする　　

歩き回ることで脳のリフレッシュができる

歩きながら声に出して本を読む行為は、一度やってみるとわかりますが、机にかじり付いて読むよりも理解が深まりそうです。

読書をしているときに、難解な箇所につまずいたりして、集中力が途切れそうになったりします。そんなとき、立ったままの状態であれば、その辺を歩きまわることで、簡単に脳リフレッシュさせることができます。

ダラダラと他のことに気を奪われることが少なくなりまし、急に眠気に襲われ本を投げ出すようなことはなくなりました。

読書中に、「少し思考」する場合は、机とソファーを移動したりしています。

これで、結構捗っています。

作業をフォーカスして行う場合に適している 体を動かしながら作業するようになった。落ち着きが無いといえばそれまでですが、マルチタスクを回避できるようです。

たとえ、短い時間でも集中して作業できる。３分の時間でも集中できるようになりました。

簡単に言えば、この仕事は立ってからしてみようかと思えば、そのときにやるのが一番いいかと思います。

8時間の全てを立つことにとらわれるのは逆効果ではないかと思います

フォーカスするのは、すぐには出来ないし、環境を変えてみることは大切。

なんどか環境を変えてみることで、作業がスムースに捗ることはあります。

ベッドで着想することができれば、

パワーポイントの作成。タスク管理ツールの整理。

どのような変化があったか

　体か軽くなったように思えるのは、椅子に座りっぱなしで一箇所にストレスが掛かることが無くなったために、血流が良くなったのではないかと思います。

「よっこらしょ」とは口にしなくなった。小回りがきくようになり。腰を曲げる作業が苦痛にならなくなった。  スムースに部屋から部屋へ移動できるようになりました。

今の生活は、リビングではソファー、寝室ではベット、書斎では机の椅子と、食事のときはテーブルの椅子。職場ではデスクワークで椅子に常に座っています。

なによりも、作業中に場所から場所へ移動することが苦痛ではなく、机とテーブルを行き来することで、より一層作業が捗るようです。

歩く姿勢は外に出るとき、また、職場の現場を見て回るときぐらいです。

本当、独身のアパートぐらしのときは運動不足もいいところでした。

意識的に環境を変えることがポイント　

とにかく、まったりとした生活から抜け出すには、長時間座ってい仕事をすることから抜け出すことが必要かと思いました。

ただ、立ったままで作業をすることに限定しないで、椅子に座って、ベッドの上で、スタンディングと使い分けることが、作業効率を高めることではないかと思います。

集中はできても、着想、閃きは、時間とタイミングがどうしても必要になってきます。スタンディングデスクかソファーであるかはその時の状況で判断していいのかと思います。

ノマド生活を悪く言うわけではありませんが、空想に浸ってしますのはよくあることではないでしょうか。

無駄に、時間を浪費するよりもできるだけ、意識的に環境を変えることは大切かともいます。

平戸日帰り旅行

平戸大橋

 全長665ｍ　橋全体が鮮やかな朱色に塗られており、素晴らしい眺めです。

道の駅　昆虫の里で記念撮影

 道の駅　昆虫の里は長崎県平戸市を走る国道204号線沿いにある道の駅です。

 今日の旅行の目的のたびら昆虫自然園に近接しており、巨大カブトムシのモニュメントは昆虫自然園に向かう道標になっています。

空高くそびえ立つカブトムシのオブジェに顔を向けて、長男は笑顔で微笑んでいました。

道の駅の店内では、カブトムシの販売しているそうです。当日は、店内に入る時間がありませんでした。

たびら昆虫自然園 

池・水辺ゾーン

草地・裸地ゾーン

畑・花壇ゾーン

林地ゾーン

かって日本の原風景であった畑・小川・池・雑木林。草はら等の里山の環境を再現し、そこの集まる昆虫などの生き物を自然のままに観察できる施設だそうです。

ですから、そこに住む昆虫以外に持ち込みはできないようです。また、カブトムシ、クワガタを捕まえることも禁止されています。

実際、気候の変化にあわせて、自然は変化していきますので、原風景を維持管理していくことも大変でしょう。

学芸員の男性から４０分程度の説明をしていただきました。
主に、地面に落ちている小さな生き物が、セミの死骸を食べてくれていること。
昆虫同士の食物連鎖によって住み良い環境が維持されているとのことでした。 

たびら天主堂

 たびら昆虫自然園から車で1分ほど下ったところにあります。教会は、平戸瀬戸を見下ろす高台にあり、周囲には墓地や畑が広がるなど、歴史的環境がよく保存されており、2003年に国の重要文化財に指定されいます。

平戸瀬戸市場で昼食

昆虫自然園の学芸員の男性のすすめで、昼食は平戸瀬戸市場に行くことにしました。

オススメは「萬福」でしたがその日は店休日でした。

ネットで調べてみると、「当店のお休みは不定休とさせていただいています」と書いてありましたので、

西端夢浪漫に決めました。

お昼時だからかも知れませんが、結構なお客さんが待っていました。ただ、空いたお座敷があるのに、お客さんを案内しようとしないところが気になりました。忙しくて店員さんの手が回らないのかも知れませんね。

勝手丼が有名だそうですが、そのことを知らずに、イカの活造りを注文しました。

 ネットで調べた「勝手丼」です。

ふるさと納税

平戸市といえば、「ふるさと納税額」ランキング全国1位で注目を浴びたことで有名になりました。

「ふるさと納税」とは故郷や自分の応援したい自治体に寄付すると、住民税などが控除される、いわば町おこし事業みたいなものです。

2014年度の納税額は、なんと１２億７８８４万円！だそうです。

ちなみに2013年（平成25年）度の寄付金の額は３，９１０万円だったようです。

 なぜ、たった1年間で30倍以上の寄付金を集めることが出来たのかは別の機会に調べてみたいと思います。

根獅子海水浴

昼食を済ませた後、平戸城の観光を変更して海水浴にしました。向かう先は

日本の快水浴場88選にも選ばれた美しい海水浴場です。

白い砂浜は遠浅で約１kmにも及ぶそうです。

地元では一番美しい海と言われているそうです。」

 

川内峠で休憩

この峠道、根獅子の浜海水浴場から帰り道によったのですが、標識がなく探すのに大変でした。

ですが、景色はいいですよ。

九州長崎県の西にある平戸島北部の大パノラマが広がる川内峠を走る爽快な道です。道路脇から丘の上に登ると３６０度の展望が開け、生月島、西彼杵半島、五島列島まで眺望できます。

感想

夏休みの最後の思い出として急遽予定を立てた日帰り旅行でした。

今年2回めの海水浴に子供たちは喜んでいました。

来年は市内観光を予定して宿泊旅行にしたいと思います。

長崎は御存知の通り 、長崎の教会群とキリスト教関連遺産」が国内推薦候補に選定されています。

教会めぐりをしていくと長崎の素晴らしい景色を歴史文化を視野に入れながら眺めることが出来ますので楽しいですよ。